Алла Бедненко рассказала о внедрении в EKONIKA системы ЭКДО

Алла Бедненко, директор по персоналу и организационному развитию EKONIKA и спикер Одиннадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о тонкостях перехода на электронный документооборот и о том, как в компании к этому мотивируют персонал.

– Какие основные причины сопротивления сотрудников переходу на электронный документооборот в кадровой сфере?

– Внедрение системы электронного документооборота в компанию – это большое изменение для всех сотрудников. Часто они сопротивляются нововведениям, так как предыдущие процессы были знакомы и понятны. Теперь им предстоит изучить новые правила, пройти подготовку и научиться использовать новую информационную систему для подачи заявлений и документов. Кадровые работники также могут сопротивляться изменениям, поскольку могут опасаться, что их роль в компании уменьшится из-за автоматизации процессов или что для управления кадровыми делами потребуется меньше специалистов.

Кроме того, наш опыт показывает, что сотрудники беспокоятся о возможности кибермошенничества. Многие из них опасаются использовать электронную подпись, вводить свои персональные данные в личный кабинет и выполнять другие действия в электронной среде. Есть и такие сотрудники, которые с недоверием относятся к подписанию документов в электронном виде, сомневаясь в их законности и легитимности.

– Как компания преодолевает сопротивление и мотивирует персонал использовать систему электронного документооборота в кадровой сфере?

– Мы проводили обширную информационно-разъяснительную работу и вели активное общение с сотрудниками. Это включало организацию встреч в формате видеоконференций на платформе Zoom, проведение демонстрационных дней, а также личные беседы. Для тех, кто сомневался в надёжности системы электронного документооборота или в законности процедуры электронной подписи кадровых документов, мы устраивали дополнительные встречи с представителем подрядчика. Мы тщательно разрабатывали инструкции, регулярно их обновляя.

Было важно продемонстрировать сотрудникам преимущества перехода на систему электронного документооборота. Например, они получили возможность знакомиться с документами, расписываться в приказах и подавать заявления на отпуск, не приезжая в офис.

Мы стремились сделать рабочий процесс как можно более комфортным для сотрудников и внедряли различные улучшения. К ним относятся интуитивно понятная визуализация остатка отпускных дней в личном кабинете и персонализация процесса оформления приказов на получение материальной помощи.

Весьма положительное влияние оказали сотрудники-амбассадоры системы, которые начали использовать её сразу и активно делились своим положительным опытом. Такие коллеги демонстрируют остальным, что процесс оформления кадровых документов теперь проходит быстрее и удобнее. Они могут самостоятельно отслеживать стадии согласования документов, а также просматривать историю своих запросов и других действий.

– От чего зависит успешное использование системы электронного документооборота в кадровой сфере среди сотрудников?

– Успешное использование сотрудниками электронной системы кадрового документооборота зависит от множества факторов.

В нашем проекте по внедрению ЭКДО 98 % сотрудников офиса и розничной сети уже подключены к системе и работают в ней. Основные причины, по которым 2 % сотрудников остались не вовлечены в процесс подключения, носят технический характер: это либо проблемы с документами, которые в настоящее время решаются, либо использование сотрудниками кнопочных телефонов, не имеющих доступа к интернету, либо проживание сотрудников в стране, где не работают российские сим-карты.

На наш взгляд, значительную роль играет лояльность сотрудников к компании и доверие к ней. Если работники осведомлены о том, что компания всегда выполняла свои обязательства и что в ней работают профессионалы, которые тщательно проработали вопросы внедрения системы, то у них нет оснований для беспокойства. Сотрудники также знают, к кому обратиться в случае возникновения проблем, и понимают, что им всегда помогут найти решение.

Не менее важны факторы удобства использования системы сотрудниками, отсутствие технических сбоев, а также число процессов, которые были переведены в электронную систему кадрового документооборота. Поэтому выбор системы ЭКДО имеет существенное значение. Уделите этому процессу максимальное количество времени, соберите отзывы у компаний, которые уже внедрили подобную систему. Некоторые платформы могут быть доступными по цене, но в то же время они могут оказаться недостаточно качественными и удобными для сотрудников. Это в конечном итоге приведет к тому, что сотрудники не будут переходить на электронный документооборот и компания не только не сэкономит средства, но и потеряет время и деньги.

При правильном выборе системы крайне важно постоянно помогать и поддерживать работников, которые используют электронный документооборот, собирать отзывы и устранять выявленные недостатки, а также вносить усовершенствования в систему. Помимо этого, необходимо демонстрировать на конкретных примерах, насколько процесс согласования стал проще, сколько времени, ресурсов, бумаги и прочего сотрудники экономят на том или ином процессе. Привлекайте к работе с системой лидеров мнений, которые будут активно использовать систему и демонстрировать ее преимущества коллегам. Организуйте с ними интервью, пригласите их выступить на встречах, посвященных проекту.

Задать свои вопросы Алле Бедненко и узнать больше об опыте EKONIKA вы сможете на Одиннадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 18 апреля 2024 года.

Мария Кириченко

Источник: CFO Russia