Электронный документооброт: ЗА и ПРОТИВ. Советы «бывалых»

Назад
Другие новости
27.07.2022
Тренды рынка недвижимости: секреты успеха от лучших девелоперов страны
15.07.2022
Девелоперы проведут распродажу недвижимости с ценами двухлетней давности
06.07.2022
Архитектура новостроек: мнение специалистов

С какими техническими сложностями Вам пришлось столкнуться при внедрении электронного документооборота?

Марина Тарасова, руководитель организационно - административной службы, ЗАО "НК Руснефтехим":
— Российский рынок системы электронного документооборота достаточно молод, ему только минуло 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное развитие обусловлено быстрым ростом потоков информации, а следовательно, и увеличением потока документооборота, неэффективность функционирования которого за счет обмена документами на бумажных носителях была доказана практикой.
Рост IT - технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД, по мнению аналитиков, составляют не менее 30 %. Однако рынок СЭД продолжает оставаться ненасыщенным, ожидается, что темпы роста рынка СЭД в ближайшие годы сохранятся. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.
Отставание российских компаний в части распространения СЭД, по моему мнению, связано прежде всего со стоимостью, составляющей от нескольких десятков тысяч долларов до нескольких сотен, обременительной для огромного ряда компаний мелкого и среднего бизнеса. При планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта.
Сложность поставленной задачи идет вразрез с финансовыми возможностями компаний мелкого и среднего бизнеса, которым нужны недорогие системы. Итак, первым неоспоримым фактом, создающим определенные сложности на пути внедрения системы электронного документооборота, является более чем серьезная материальная составляющая.
Кроме того, доминанта бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Как таковых технических сложностей со стороны разработчиков СЭД на этапе внедрения пилотного проекта в компаниях мелкого и среднего бизнеса не должно возникать вообще, т. к. разработчик всегда готов к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Возможны практически любые доработки в зависимости от направлений бизнеса, видения заказчиком проблемы, вносимых им предложений.

Возникают скорее трудности иного порядка - вопрос организационно - технической подготовленности компаний к внедрению СЭД. Здесь важным моментом является наличие или отсутствие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой - сканерами, принтерами и т. п., уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ; необходимость в аттестации персонала и повышении квалификации сотрудников. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.
Серьезным камнем преткновения является человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени "охвата" всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается прежде всего людей старшего поколения. Чаще данной реакции подвержены ввиду сложностей скорее психологического характера, определенного неприятия нововведений, нежелания учиться чему - то, осваивать новые компьютерные программы. Следует заметить, что эти "фобии", обусловленные боязнью не справиться, не осилить, а в результате оказаться "за бортом", не имеют под собой никаких оснований.
Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное - время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы - энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапах подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.
Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Более того, несмотря на то что их обучение характеризуется более длительными временными и трудовыми затратами, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно.
С проблемой подобного рода мне приходилось сталкиваться неоднократно. Могу сказать, что профессиональная работа в СЭД сотрудника, который в силу возрастных особенностей еще несколько месяцев назад не имел представления о компьютерах, не только поднимает его авторитет в глазах коллег, но и повышает самооценку, а как результат - и самоотдачу.

Кроме того, существует еще одна грань человеческого фактора в виде отдельных представителей руководящего состава. Если в первом случае при необходимости весьма действенным может оказаться директивный метод воздействия на сотрудников, то в случае с консервативно настроенным руководством приходится действовать с большой долей осторожности, применяя методы убеждения и индивидуального подхода. В этом случае на помощь приходят секретари и помощники, обычно адекватно реагирующие на нововведения, принимающие на себя первый удар. Постепенно и руководители включаются в круг пользователей СЭД. Начиная с несложных операций, например пользования личным почтовым ящиком, позже начинают действовать с определенной долей активности, постепенно расширяя круг своих навыков по освоению и использованию программного продукта.

Еще одной проблемой на пути становления СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Необходимо более осознанное понимание того, что прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес - процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, есть еще один неоспоримый факт - формализация помогает упорядочить многие бизнес - процессы не только в рамках СЭД, что весьма положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.

Что касается крупных предприятий - государственных структур, банков и т. п., то их технические проблемы связаны прежде всего: с серьезной региональной сетевой разветвленностью; территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний друг от друга; многоступенчатыми схемами управления и организационных структур; большими объемами документооборота; повышенными требованиями ограничения несанкционированного доступа.
Для примера могу привести недавнюю ситуацию, сложившуюся в одной из государственных структур, когда однозначные плюсы внедрения СЭД по своевременной и адресной доставке стали одной огромной общей проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации.
Первой причиной возникновения проблемы стало отсутствие возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно в качестве почтового ящика, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было прежде всего с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей - сертификатов ЭЦП (электронно - цифровой подписи). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а в тысячи раз, насчитывая миллионы документов в год. При этом, заметьте, штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, осталась без изменений.
Свою роль, как ни странно, видимо, сыграл и тот факт, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой усушки - утруски. Где - то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т. п., что не удивительно, учитывая размеры страны.

Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени - 1 - 2 минуты. Не только люди, но и серверы не справлялись. База не выдерживала, она не просто "подвисала" на каждой операции, процесс обработки документов превратился в пытку ввиду отсутствия самого главного приоритета СЭД - скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.
Не спасал даже тот факт, что работу по внедрению возглавил руководитель, одержимый идеей СЭД, возглавивший эту работу еще на нулевом цикле, разбирающийся во всех ее тонкостях, сложностях, функциональном многообразии. Именно ей (руководителю) пришла в голову идея (как и множество других оперативных решений) деления базы сначала на 2 полугодовые части, потом на 4 квартальные, позже - ежемесячные. Идея возникла не от хорошей жизни, скорее от безысходности. Пока разработчики бились над глобальным решением данной проблемы, специалисты заказчика находили собственные конкретные решения. Можно себе представить, в каком аврале работали люди, пока не был разрешен обмен документами напрямую, минуя лишнее звено в этой цепочке. Только после этого начался нормальный рабочий, а не "авральный" процесс.
Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT - службы, но также однозначно то, что равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т. п.). При подготовке технического задания особое внимание следует уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

Только те, кому непосредственно предстоит работать с СЭД, могут определить степень эффективности той или иной ее модификации, уровень удобства использования, акцентировать внимание разработчиков на недостатках, внести рациональные предложения, провести работу по анализу и прогнозу документопотоков. В рамках этого хотелось бы отметить, что директивный метод внедрения СЭД малоэффективен, поскольку зачастую решения принимаются людьми, малосведущими в практических вопросах. Пилотный проект внедрения СЭД должен стать проблемой коллегиальной, только так можно добиться успеха.

Еще одной проблемой может стать назначение внутри компании IT - менеджера для сопровождения проекта. Его переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но не распишется в собственной профнепригодности, затягивая с обращением к представителям компании - разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт на правах администратора, самостоятельно внося жизненно необходимые правки, а разработчикам остается потом ломать голову, как эти правки "подтянуть" так, чтобы не "слетели" системные настройки. Думаю, что назначение системным администратором не только высокопрофессионального специалиста, но и человека, "болеющего" за дело, поможет избежать многих трудностей.

Кроме того, существует и проблема бумажного "балласта".
Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов и т. д., не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации "на бумаге". Для того чтобы внедрить эти документы во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для простых решений достаточно обычной программы сканирования или распознавания документов, в специализированных системах нет нужды. При больших объемах необходимо изучить возможности использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса, от покупки промышленного сканера, комплектующих к нему до организации рабочих мест, выделения и обучения сотрудников. Цены таких систем могут составлять от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов. Важным при внедрении СЭД является и то, что необходим выбор такого решения, которое предусматривало бы возможность ее дальнейшего расширения, например, внедрения электронных архивов, ЭЦП, поисковых систем, систем сканирования и т. д.

Особое, внимание необходимо уделить принципам защиты данных, использования ЭЦП, антивирусным пакетам и т. д. Если этому не уделяется должного внимания, с СЭД можно распрощаться, т. к. заказчик рискует либо безопасностью, поскольку несанкционированное вторжение ставит крест на коммерческой тайне, либо распространением вируса, который может просто уничтожить всю имеющуюся в наличии информацию, что равносильно краху. Кроме того, придание юридической силы электронным документам является еще одной насущной проблемой.

Юлия Еремеева, заведующая канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей:
— Нехватка памяти, низкая скорость работы системы, почти поточная система организации документов, огромное количество времени на ввод документа в систему. Даже несмотря на то что СЭД обеспечивает более быстрый поиск документов, обслуживание ДОУ в системе СЭД требует больше человеческих ресурсов за счет сильного увеличения затрат на первичный ввод документов в систему.

Анна Васильева, менеджер по персоналу, ООО "ОП "Барклай":
— Модернизация отделов не соответствовала новым технологиям (несовместимость программ и технологии), отдел ИТ совместно с разработчиками новых проектов пришел к успешному внедрению и обеспечил удобство в работе персонала.

Светлана Дьячкова, личный помощник президента корпорации "Эконика":
— С точки зрения технических проблем СЭД DocsVision охватывала документооборот не всех наших дочерних компаний ( сеть обувных каскетов "Эконика" , компания "СИТИ - XXI век" и компания "Эконика - Техно"), поэтому она была скорее экспериментальной. Наиболее приемлемой системой для нашей компании на сегодняшний момент является программа Directum.

Ваши советы тем, кто думает над возможностью внедрения информационных технологий на своем предприятии.

Марина Тарасова:
— Те, кто работал с СЭД, кто наблюдал ее с нулевого цикла, с момента внедрения пилотного проекта, могут много и долго рассказывать об этапах, сложностях, проблемах, успехах и т. п. У каждого они свои. И все - таки, если попытаться аккумулировать советы, они выглядят приблизительно так.
Советы для успешного внедрения СЭД.
1. Профессионально оцените рынок предложений СЭД.
2. Подойдите к выбору разработчика и конкретной версии СЭД со всей ответственностью.
3. Залог успешного внедрения СЭД - создание работоспособной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности.
4. Коллегиальность, а не директивность методов принятия решений по практическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД.
5. Во главе рабочей группы должен стоять специалист по IT - технологиям.
6. Основным заказчиком должно быть должностное лицо, ответственное за делопроизводство.
7. Поддержка новаторов - энтузиастов - залог успешной борьбы с консервативностью и саботажем коллектива.
8. Финансовое и техническое состояние компании должно соответствовать поставленным задачам.
9. Анализ технического состояния компании должен быть своевременным и предшествовать внедрению СЭД.
10. Анализ потока документооборота, определения его маршрутов, объемов и т. п. - первоочередная задача.
11. Формализация бизнес - процессов - насущная необходимость еще на этапе предварительной стадии.
12. Техническое задание должно быть максимально полным, четким и грамотным.
13. Особое внимание уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.
14. Переход к СЭД должен быть плавным и поступательным.
15. Максимальная защита данных принципиально важна.
16. ЭЦП - это уже сегодняшний, а не завтрашний день.
17. Создание электронного архива является насущной потребностью.
18. Учтите, полностью уйти от бумажного документооборота не удастся, однако можно организовать его преобразование в электронный вид.
19. Необходимо предусмотреть серверное распознавание текстов и установление программ распознавания.
20. Закладывайте в программный продукт не только текущие, но и перспективные планы.
21. Предложите как можно более широкому кругу специалистов - практиков проанализировать предложенный продукт и подготовить замечания и предложения.
22. Обучение сотрудников - не прихоть, а необходимость.
23. Используйте период опытной эксплуатации для выявления "узких мест", проблемных участков, отладки процедур работы с документами, накопления опыта пользователей.
24. Не бойтесь высказывать пожелания и предложения разработчику, никто лучше вас не знает, что надо и как надо.
25. Не бойтесь требовать исправления ошибок, корректировки настроек в соответствии с выявленными требованиями.
26. Ответственно подходите к выбору IT - администратора для сопровождения проекта на стадии эксплуатации.
27. Получите как руководитель, ответственный за делопроизводство, права, аналогичные правам IT - администратора, это поможет избежать многих проволочек во время отсутствия IT - менеджера и оперативно решить многие проблемы.
28. На стадии эксплуатации присматривайтесь к специалистам, генерирующим интересные перспективные идеи, назначайте их помощниками администратора.
29. Хороший контакт с разработчиками поможет избежать многих проблем и на стадии эксплуатации.

Юлия Еремеева:
— Думаю, что система оправдывает себя, если в компании несколько удаленных офисов. В современных условиях СЭД остаются дорогими неудобными бизнес - игрушками. Поэтому всегда нужно задаваться вопросом: "Есть ли возможность обойтись традиционным методом?" Во многих СЭД не предусмотрена система организации дел, аналогичная бумажной. В них существуют цепочки документов (запрос - резолюция - работа с документом - ответ), но несколько цепочек не связываются в дело. Приготовьтесь к тому, что представители компаний - производителей оперируют в речи другими понятиями, это все равно что говорить на разных языках. Например, "запрос - ответ" является одним бизнес - процессом, а в ДОУ это два разных элемента делопроизводства. Ознакомьтесь с MOREQ, подготовьтесь к тому, что на начальной стадии переговоров, может быть, вы просто не будете понимать друг друга, особенно если для вас это первый опыт внедрения СЭД.

Светлана Дьячкова:
— Думаю, что нужно выбирать наиболее простую систему ("одной кнопки"), т. к. сложные программы часто вызывают отрицательные эмоции. Ведь далеко не у всех сотрудников одинаковое владение компьютерными программами, да и для освоения новой системы многие порой просто не готовы тратить драгоценное время.

Расскажите, пожалуйста, о том, как возникла идея внедрения электронного документооборота в Вашей компании? Что стало решающим моментом в принятии этого решения?

Юлия Еремеева:
— Всегда это было волевое решение руководства компании в целях ужесточения контроля исполнения. Была идея системы, куда руководитель мог заходить и сам отслеживать в любое время работу по тому или иному направлению, улучшения работы с документами, улучшения работы компании в целом.

Игорь Жигу нов, заместитель председателя правления Городского Ипотечного Банка:
— Одной из основных задач Банка является оптимизация бизнес - процессов и процедур. Внедрение подобного рода документооборота ведется Банком последовательно как по мере подготовки инфраструктурной базы, так и с учетом регламентирующих документооборот, защиту и хранение информации нормативных актов РФ. Внедрение электронного документооборота по ряду блоков операций Банка позволило значительно сократить как операционные расходы, так и время обработки документов. Кроме того, электронный документооборот еще в 2007 году Банк в качестве пилотного проекта ввел при работе с партнерами.
Внедрению очередного этапа электронного документооборота по бизнес - процессу предшествует работа как по нормативному обеспечению данных операций, так и IT, а также тестовый период эксплуатации системы, таким образом, в процессе реализации каких - либо технических сложностей не возникает.
Электронный оборот ведется в значительной степени как в рамках внутренних коммуникаций и бизнес - процедур компании, так и в некоторых блоках партнерской работы с дистрибутивной сетью Банка.

Анна Васильева:
— Решающим стало то, что это мобильно и удобно, появляется много свободного времени на другие дела.

Светлана Дьячкова:
— С развитием корпорации постепенно встал вопрос о систематизации документооборота, сокращении сроков согласования документов с целью оптимизации бизнес - процессов. Сначала была внедрена пробная программа электронного документооборота собственной разработки, затем СЭД DocsVision, а сегодня идет процесс перехода на Directum.

Расскажите об этапах внедрения, каков срок реализации проекта?

Юлия Еремеева:
— Во всех компаниях, о которых я знала, проект нельзя было назвать завершенным. То, что в традиционном ДОУ решается простым изменением регламента и, грубо говоря, изменением пути движения документа, переносом папок из одного шкафа в другой или добавлением новых папок, в СЭД требует изменения допусков, усовершенствования программы. И продолжаться это может бесконечно, т. к. компания - живой организм, где происходят реструктуризации, ротации. Она развивается, и программу приходится переделывать под новые условия.

Анна Васильева:
— 3 этапа: согласование проекта, утверждение с ценовой политикой в целях экономии и внедрение на рабочих местах.

Светлана Дьячкова:
— На данный момент с начала работ по проекту СЭД Directum прошел год. Проект выполняется в несколько этапов: сначала было настроено и введено в промышленную эксплуатацию общекорпоративное хранилище, затем начался этап разработки и ввода в эксплуатацию различных маршрутов движения и обработки документов. Этот этап продолжается по сегодняшний день.

Какова стоимость данного проекта?

Юлия Еремеева:
— Сложно сказать. Простую систему можно написать самим. Верхнюю ценовую границу я не могу определить. Цена зависит от количества рабочих мест, наличия ключей, цифровых подписей, версии системы, необходимости обновлений или вноса изменений в систему.

Анна Васильева:
— 150 000 рублей на 15 рабочих мест.

Светлана Дьячкова:
— Стоимость проекта - конфиденциальная информация. Могу только сказать, что в кризисный период нам удалось реализовать этот проект благодаря выбору российской системы, одной из лучших на рынке. Кроме того, реализация большинства работ велась силами внутренних ресурсов корпорации.

Оглядываясь назад: плюсы и минусы внедрения электронного документооборота

Марина Тарасова:
— Плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все - таки попробую, боюсь только, что продолжать этот перечень можно будет до бесконечности, и каждый раз кто - то предложит свои, новые преимущества. Бесспорным является главное - внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов.
Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на рабочее время сотрудников, расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов и т. п.; уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т. п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет: 1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами.
2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей.
3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты и др.
4. Наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств.
5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей.
6. Значительно повысить эффективность работы с документами.
7. Значительно повысить корпоративную культуру работы с документами.
8. Значительно сократить объемы бумажного документооборота.
9. Значительно сократить время поиска документов.
10. Значительно сократить время согласования и утверждения проектов документов.
11. Обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов.
12. Значительно сократить время на обработку и пересылку документов.
13. Упорядочить процесс регистрации любых видов документов (входящих, исходящих, внутренних, организационно - распорядительных, договоров и т. п.).
14. Обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями).
15. Обеспечить работу с взаимосвязанными документами.
16. Обеспечить управление различными информационными материалами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, архивирования.
17. Обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив.
18. Отследить историю создания документа, все взаимосвязи, включая более ранние версии, поздние, дочерние, материнские и иные документы.
19. Производить сортировку данных по любым критериям.
20. Обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов.
21. Выстроить отлаженную систему поручений.
22. Обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск.
23. Обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины.
24. Обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов.
25. Обеспечить архивное хранение электронных образов документов.
26. Обеспечить регламентацию прав доступа.
27. Обеспечить мгновенный доступ к документам.
28. Уменьшить количественные потери документов.
29. Увеличить производительность труда.
30. Сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов.
31. Сократить затраты на курьерские и почтовые услуги.
32. Придать юридическую силу электронным документам.
33. Сократить количество внутренних и внешних курьеров.
34. Обеспечить ведение информационно - справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:
1. Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Нельзя опускать руки, но нельзя и не думать об этом. Рынок наводнен пиратскими дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция - закон бизнеса. К сожалению, все продается, все покупается.
Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, в чем - то даже сложнее, документы могут храниться в разных помещениях, разных шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. На это нужно время. Это опасно. С электронными базами данных - проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают самые совершенные дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.
2. Резкое увеличение, не всегда поддающееся стопроцентному прогнозированию, потока документооборота, и, как результат, серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.
3. Как результат увеличения документооборота - увеличение трудозатрат.
4. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Приведенная выше информация не позволяет усомниться в преимуществах внедрения СЭД. Если говорить о введении СЭД, то я - однозначно и безоговорочно - ЗА!

Юлия Еремеева:
— - СЭД упрощает работу по поиску документов и контролю исполнения, но более трудоемкий ввод документа в работу, непродуманность горизонтальных связей документов из разных дел, отсутствие самих дел почти полностью сводит на нет все заслуги СЭД. На сегодняшний день СЭД не является электронной копией традиционного ДОУ, в нем другая логика организации работы, которая, к сожалению, не является более оптимальной, а значит, и более удобной.

Анна Васильева:
— Оглядываясь назад: плюсы - мобильность в работе, удобно работать с документооборотом без бумажных носителей, экономия времени, и минусы - не знали об этом раньше, и столько было трат на бумажные носители.

Светлана Дьячкова:
— Среди минусов - невозможность пока охватить стопроцентно все документы: наряду с электронными версиями есть документы на бумажных носителях, которые пока никто не отменял (уставы, приказы, юридические документы). Кроме того, при СЭД живое общение между сотрудниками снижается. Ведь отныне нет необходимости подписывать один документ в нескольких кабинетах офиса. Постепенно люди переходят лишь на общение посредством электронной почты или форумов. Думаю, виртуализация может негативно сказаться на командном духе и сплоченности коллектива.
С другой стороны, скорость движения коммуникационных потоков зависит от способа передачи информации. Понятно, что при СЭД эта скорость значительно возрастает. Кроме того, сплоченность коллектива во многом зависит от того, насколько сотрудники осведомлены о делах компании и чувствуют свою сопричастность. В этом плане система СЭД очень эффективна. Ведь в системе несколько снижается граница между руководством и подчиненными. Развиваются как горизонтальные связи, так и связи "снизу вверх". Ну и самое главное, что при слаженной работе всех пользователей системы становится гораздо удобнее и быстрее регистрировать, согласовывать и рассылать документы.

Игорь Жигунов:
— Безусловно, у подобного рода документооборота есть как положительные стороны ,так и свои сложности. В частности, это наличие ресурса для хранения большого количества материала в электронном виде, обеспечение достаточного объема пропускной способности каналов связи, особенно если речь идет о реализации такого документооборота в большой региональной сети Банка по всей стране, ну и конечно, учет необходимости соблюдения требований по конфиденциальности и хранению информации. В целом же внедрение электронного документооборота серьезно оптимизирует бизнес компании.

Ксения Пруткова, секретарь директора филиала ВГТРК ГТРК "Пермь":
— За время моей работы в ГТРК "Пермь" система электронного документооборота несколько раз модернизировалась. В 1999 году главный инженер нашего

предприятия написал программу электронного документооборота "4D". В нее входили основные функции, необходимые только лишь для регистрации документов (входящие, исходящие, контроль). Через несколько лет программа устарела и секретарь вел документооборот на бумажных носителях (грубо говоря, по старинке - в журнале учета). В 2008 году тем же главным инженером была написана новая программа "EIS - Dok". В настоящее время эта программа совершенствуется, планируется довести ее до уровня информационной системы предприятия, в которую будет входить не только обычная регистрация документации, но и другие базы данных, например база учета договоров. Данная система будет являться интеллектуальной собственностью предприятия. Может возникнуть резонный вопрос: зачем стараться писать программу, когда можно купить готовую? Отвечу: мне, как секретарю и человеку, непосредственно связанному с работой в данной программе, очень удобна непосредственная связь с человеком, ее создавшим. В случае если что - то вылетело из строя либо у меня возникли предложения по изменению программы, дабы она стала эффективней, я могу к нему обратиться. Во - вторых, мы строим ее так, как удобно нашему предприятию, под себя, под какие - то особенности нашей работы, в любое время можем внести изменения! Ну а если на предприятии нет таких специалистов, которые могли бы написать свою, уникальную программу, категорически рекомендую приобретать готовые! Что касается минусов электронного документооборота, то здесь можно отметить следующий момент: в случае перебоев с электропитанием возможны сбои в нашей работе, а как следствие, невыполнение каких - либо обязательств (предположим, по отправке письма), однако на этот случай должны быть энергосберегающие устройства. И вообще, наука не стоит на месте, я думаю, возможно, уже через пару лет в условиях всемирного прогресса мы будем смотреть на нашу сегодняшнюю программу (недописанную, правда, до конца), как на "Windows - 95"!

Источник: Журнал «Управление персоналом», от 25.01.10

Давайте общаться
Оставьте здесь свою идею, пожелание, вопрос