Как сделать успешным проект по автоматизации в компании
НазадАвтоматизированная система управления — это не только основа стабильного функционирования компании, но и ее актив, способный приносить доходы, если его эффективно использовать. В то же время организация и эксплуатация такой системы связана с расходами на установку, обучение специалистов, обновление ПО в связи с изменением бизнес-процессов и требований к системе со стороны бизнеса.
Руководителю важно понимать значимость ИТ-проектов для развития бизнеса, повышения производительности и автоматизации рутинного труда, снижения издержек и соотносить эффект системы с расходами на ее обслуживание и техническое сопровождение и возможными рисками их реализации. Опытом делится Антон Левиков, ИТ-директор группы компаний "Новард".
Разработка и внедрение автоматизированной системы управления в группе компаний холдинга, объединяющего ряд бизнесов (сеть обувных каскетов, инвестиционнодевелоперскую компанию и др.), продолжались в течение нескольких лет и проводились на основе тиражируемых решений в сотрудничестве с компанией-разработчиком. Созданная система позволила объединить все уровни управления — от холдинга до отдельного бизнес-процесса в дочерних компаниях и удовлетворить потребности менеджмента в достоверной и актуальной информации.
Требования к ИТ-архитектуре
ИТ-система, или так называемая ИТ-архитектура, выстраивалась в рамках бизнес-стратегии холдинга с учетом требований к ней всех уровней управления.В первую очередь были учтены особенности холдинга стратегического типа, в котором набор тиражируемых систем представляет компромисс между:
- требованиями системы управления холдингом к полноте и скорости поступления информации;
- принятой степенью самостоятельности участников холдинга и их ресурсными ограничениями.
Приняли во внимание масштабность задач и функций управляющей компании, требования к глубине и периодичности составления отчетности в рамках холдинга.
При рассмотрении особенностей каждой компании учитывали:
- интенсивность изменений в компании, позицию руководства относительно изменений бизнеса (опережающее управление или "по факту"), наличие и "зрелость" функции описания и автоматизации бизнеспроцессов;
- организационный контур автоматизации — наличие локальных заказчиков у каждого модуля автоматизации, их готовность эффективно использовать результаты автоматизации и активную позицию в проектах внедрения;
- готовность руководства инвестировать в ИТ-технологии).
Централизованно внедрили следующие модули автоматизации:
корпоративный портал (+ система оценки и обучения персонала) — российские продукты (в течение года); общекорпоративное хранилище документов (в рамках системы электронного документооборота) - СЭД (Россия) (в течение года); систему целеполагания и сбалансированную систему показателей (ССП) — финский продукт. Этот проект продолжается более трех лет.
Дочерним компаниям холдинга передали функции принятия решений о выборе и внедрении транзакционных систем, систем бюджетирования и учетных систем. На внедрение транзакционной системы (ERP) по всему полю бизнес-процессов одной компании ушло более двух лет.
Эффект и результаты автоматизации
Создание такой системы позволило достичь основных ожидаемых результатов на уровне холдинга. Это:
- совпадение степени оперативности и достоверности информации о бизнес-процессах с ожиданиями участников системы управления холдингом;
- проявление синергии и эффекта масштаба при тиражировании типовых решений (технологий, методик, ПО) на участников холдинга;
- создание общего информационного поля холдинга, в котором формируется "петля" знаний - процесс отчуждения знаний сотрудников. Накопленный опыт не утрачивается, а сохраняется в виде знаний, и при необходимости сотрудники их используют.
При этом:
- цикл согласования договоров в инвестиционно-девелоперской компании в СЭД сократился в 4 раза;
- охват сотрудников новостями в режиме "в тот же день" составил 90%;
- охват сотрудников необязательными опросами (например, по поводу мотивации) достиг 70 - 80 %;
- время на поиск информации сократилось в 2 - 3 раза.
Риски и причины неуспешных проектов
Для заказчика цель проекта состоит в переводе бизнес-процессов в новое качество. И его основной риск - не достигнуть своей цели за ожидаемые деньги и в ожидаемые сроки, что влечет за собой увеличение финансовых и временных ресурсов компании на реализацию проекта.
Привлеченный сторонний исполнитель готов выполнить для заказчика ограниченный объем работ, и его основной риск - не получить прибыль (влияние репутационных рисков пока в реальной жизни неощутимо). Данное противоречие мотивации между заказчиком и исполнителем лежит в основе неуспешных проектов автоматизации. Снять данное противоречие или снизить его влияние заказчик может:
- заменив стороннего исполнителя внутренним ресурсом (для активно растущей компании с меняющимися процессами только такой подход и позволяет провести успешный проект автоматизации);
- до вхождения в проект запланировав будущий его результат по параметрам "сроки - качество - бюджет" и зафиксировав свои ожидания результата в документе "Требования" (бизнес-требования - по нашей внутренней терминологии — к функционалу, рабочим местам, отчетности на выходе из системы и т.д.).
Факторы успеха
Успехи внедрений тиражируемых систем автоматизации во многом определяются детальной проработкой проектов на входе с учетом и утверждением следующих компонентов:
1) формулировка бизнес-требований к системе автоматизации;
2) разработка устава проекта и создание рабочей группы. В уставе проекта автоматизации фиксируется ход выполнения проекта, а также:
кто в компании будет отвечать за приемку и эксплуатацию системы; роль и ответственность представителя заказчика; этапы достижения результата проекта с поэтапной приемкой работ; способы и документы, по которым принимаются и закрываются работы проекта, сроки, прикладываются их шаблоны.
Рабочая группа проекта является органом управления проектом и его результатами. Важно определить ее состав, руководителя, периодичность (не реже...) совещаний, приложить формат протокола; 3) конкурс (тендер) внешних исполнителей.
Сторонний исполнитель, привлекаемый к проекту, выбирается на конкурсной основе. Полученные коммерческие предложения сравнивают по степени проработки, срокам, трудоемкости и стоимости реализации требований; 4) важные моменты в договоре. В договоре надо закрепить достаточное количество ресурсов для выполнения всего прописанного объема работ (по количеству и квалификации исполнителей), указать общую стоимость и сроки. Целесообразно оговорить схему оплаты работ исполнителя "50 - 40 - 10" (по всему проекту или по каждому крупному этапу). Аванс составляет 50%, при успешной приемке в эксплуатацию функционала (подписание акта приемки-передачи) исполнитель получает 40%, а еще 10% после беспроблемного завершения заранее определенного срока эксплуатации (два, три месяца или полгода - зависит от конкретного проекта).
Наиболее важное условие — наличие у заказчика руководителя проекта, имеющего опыт работы с внедряемой системой и успешные проекты.
Нетипичный сценарий проектов
Значительное количество внедрений в холдинге проходило по одному и тому же нетипичному сценарию. Внешний исполнитель по разным причинам не справлялся с поставленными в проекте задачами в полной мере. После этого с ним расставались. Проект доделывала внутренняя команда.
Сегодня с учетом этой тенденции крупные проекты автоматизации реализуются в холдинге внутренними силами. Внешние исполнители привлекаются на отдельные работы (с понятным результатом и прозрачной процедурой приемки работ).
Пример. Общекорпоративный проект — автоматизация документооборота
Необходимо было найти решение, совмещающее функциональность портала и системы электронного документооборота, причем за разумную цену, доступную всем участникам холдинга. Анализ рынка систем документооборота проводили по сформированным бизнес-требованиям на уровне холдинга. На рынке такое решение не нашли и создали портал в отдельной специализированной системе. Для системы электронного документооборота решение нашли. Однако пилотный проект автоматизации согласования специфичных договоров в одной из компаний в 2008 г. оказался неуспешным из-за кризиса и ошибок в этапности внедрения. Опыт показал: начинать внедрение СЭД нужно с создания хранилища документов. Потому приступили к реализации проекта внутренними силами. Запустили в работу общее хранилище документов холдинга, а затем автоматизировали основные общехолдинговые маршруты согласования документов. Функционал наращивали за счет реализации задач документооборота силами различных компаний группы.
Газета «Экономика и Жизнь», № 25