Пять советов, как выполнять задачи в срок и планировать свою жизнь

Алла БЕДНЕНКО, 
директор по персоналу и организационному
развитию компании «Эконика», к.о психол. н. (Москва)

В статье читайте:

• Где фиксировать планы на год
• Как убедить себя выполнить неприятную задачу
• Почему без хобби и отдыха не достичь результатов

Личная эффективность HR-а - Эффективность на рабочем месте

Распределять время, управлять вниманием и восполнять энергию помогут техники и советы психолога с опытом работы в HR-сфере. Автор адаптировал методики для кадровиков, поэтому с ними вы начнете все успевать по работе и останется время на личную жизнь. Главное – регулярно применяйте техники, и ваша эффективность будет расти каждый день.

Совет № 1. Определите свои цели во всех сферах жизни

Подумайте и сформулируйте, какую карьеру хотите построить, какие реализовать проекты, приобрести компетенции и т. п. Так вы выделите долгосрочные цели.

Выбирайте конкретные и измеримые цели. Каждая цель должна быть реалистичной, достижимой и ограниченной во времени. Например, цель «сделать карьеру» не соответствует этим критериям. Уточните эту задачу: вы хотите развить компетенцию по текущей должности, перейти на другой функционал, получить повышение в должности или уйти к другому работодателю. Выбирайте то, что вас вдохновляет, чтобы была мотивация достичь цели.

Ставьте цели на 3–5 лет вперед. Если не получается определить задачи на длительный срок, начните планировать их на год. Например, в сфере «работа и карьера» назовите три главные цели или ключевых проекта года, на которых хотите максимально сфокусироваться. Но кроме работы также подумайте о других областях: саморазвитие, семья, хобби, отдых, здоровье. Необходимо все развивать в балансе.

Оцените, насколько вы довольны каждой областью жизни. Обратите внимание на те сферы, где у вас ниже уровень удовлетворенности. Начинайте с этих пунктов и вначале запишите цели по ним (таблица на с. 106). Чтобы сохранить уверенный настрой и мотивацию по каждой области, указывайте не больше трех долгосрочных целей. Объективно оцените свои ресурсы и расставьте приоритеты. Если запишете слишком много целей, то вы рискуете уделять внимание всему понемногу и в итоге довести до конца лишь небольшой процент запланированного.

Чтобы измерить свою продуктивность, соотнесите поставленные цели и полученные результаты. Если вы сделали то, что намеревались, – вы продуктивны.

Разместите свои цели на год на видном месте. Выбирайте тот способ визуализации, который больше нравится. Используйте доску около рабочего стола, наклейте план на первую страницу ежедневника, сделайте заставку на смартфоне или оформите красивый коллаж с визуальными образами. Чтобы точно выполнить эту часть планирования, отметьте в чек-листе, где разместите свои долгосрочные цели для ежедневного напоминания (скачайте чек-лист здесь).

Совет № 2. Включайте долгосрочные цели в планы на день и неделю

Сразу начинайте работу с долгосрочными целями, как только определили их. Вы приняли решение достичь чего-то, поэтому необходимо действовать. Найдите и оплатите повышение квалификации, запишитесь на курсы английского языка, назначьте важные встречи, купите билеты на выставку, в театр. Если будете откладывать дела, это затормозит ваше развитие и увеличит стресс.

Переносите долгосрочные цели в ежедневный и еженедельный план. Применяйте метод «1–7–365». Он соответствует трем разделам в рабочем календаре:
– 1 – планы на день;
– 7 – планы на неделю;
– 365 – планы на год.

Важная статья: «Развиваем лидерские качества у сотрудников» (№ 4, 2016)

Когда намечаете дела на новую неделю, посмотрите свои годовые цели. Включите в план на ближайшие семь дней мероприятия, которые помогут достичь долгосрочных целей. Когда будете распределять задачи на новый день, перенесите из плана на неделю в планы на день. Так вы будете следовать методу «1–7–365». Соблюдайте главное правило: задачи из категории «долгосрочные» должны постепенно переходить в категорию «краткосрочные». Не стремитесь расписать всю неделю сразу, но продумывайте, что могло бы попасть из долгосрочных годовых задач в план недели. Затем оцените, что можно из них перенести в задачи на день. Таким образом вы постепенно из годовых задач плавно перенесете задачи в неделю, а из недели – в день.

Долгосрочные цели на 2019 год по всем жизненным сферам

Соблюдайте «правило трех дел». В начале дня выбирайте три дела, которые обязательно хотите выполнить. Не берите слишком сложные задачи, на которые в этот день не хватит ресурсов. Если что-то не реализовали по плану на день, обязательно переносите это в планы на следующий день или неделю, чтобы не потерять этот пункт. Когда в ежедневнике много задач на день, измените категорию «день» одного или нескольких пунктов на категорию «неделя» и т. п.

Совет № 3. Фокусируйтесь на одной задаче

Одновременно работайте только над одной задачей. Вы будете трудиться эффективнее, когда освободите мозг от всех прочих дел. Многозадачность снижает продуктивность. Если переключаетесь с одной задачи на другую, то вы отвлекаетесь и тратите много энергии. Направляйте внимание и энергию только на одно дело, и вы выполните его быстрее и качественнее.

Используйте технику Pomodoro. Концентрироваться на одной задаче поможет техника Pomodoro. В течение дня работайте по таймеру. Заводите его на 25 минут и выполняйте одну задачу из плана. Этот отрезок времени называется помидор. Когда прозвенит сигнал, отдыхайте 5 минут. После каждых четырех помидоров делайте перерыв 15–30 минут. Пока работает таймер, нельзя отвлекаться на другие дела. Если все-таки начали заниматься чем-то посторонним, останавливайте таймер и заводите его снова.

Тренируйтесь работать в режиме однозадачности. Как только ваши мысли уходят в сторону, мягко возвращайтесь к задаче. Контролируйте свое внимание и постепенно научитесь не переключаться спонтанно на другие вопросы. Вы будете работать более размеренно и целеустремленно, начнете доводить дела до конца и больше успевать.

Расставляйте приоритеты. Старайтесь фокусироваться на важных задачах и проектах. Регулярно выделяйте им время в своем расписании. Определите дни, когда концентрируетесь исключительно на развивающих вас проектах, и исключите в это время текущие вопросы. Чтобы правильно выбрать одну задачу, на которой нужно сфокусироваться в текущий момент, задайте себе три вопроса:
– какая задача из списка наиболее важная;
– что я успею закончить в отведенное время;
– на какую задачу у меня хватит энергии в данный момент.

Чередуйте метод трех вопросов с методом тренера Брайана ТРЕЙСИ. Он предлагает посмотреть на список рабочих обязанностей и задать вопрос: «Если бы я мог выполнять в день только один из этих пунктов, какой бы я выбрал, чтобы достичь самого высокого результата?». После спросите себя: «Если бы я мог выбрать еще два пункта, на каких бы я остановился?». Честные ответы на эти вопросы помогут расставить приоритеты в задачах и приблизиться к долгосрочным целям.

Совет № 4. Научитесь справляться со сложными и неприятными задачами

На пути к долгосрочным целям в вашем плане появятся задачи, которые вы не захотите решать или они будут очень трудны. Возникнет проблема, как заставить себя выполнить этот пункт. Разберем три типа сложных задач.

Задачи-«слоны». Если исполнить пункт плана долго и сложно, а каждый шаг не заканчивается осязаемым результатом, это задача – «слон». Чтобы разобраться с таким делом, разбейте его на небольшие этапы, с которыми легко справитесь. Такой прием называют «метод нарезки слона на бифштексы»: небольшие задачи, как порции бифштексов, которые можно быстро «съесть», то есть выполнить. Подход «нарезки» повысит мотивацию, и каждый день вы получите небольшой, но реальный результат. Чтобы освоить практику, выпишите отдельно все задачи-«слоны» и «нарежьте» их на «бифштексы». Каждый день включайте в план по одному «бифштексу» из каждой задачи-«слона». Хвалите себя за маленькие результаты, которые будете достигать после каждого «бифштекса».

Задачи-«лягушки». Есть небольшие, но неприятные дела, на которые сложно себя мотивировать. Когда человек видит в своем плане такую «лягушку», он старается отодвинуть этот пункт плана или не делать его совсем. Чтобы преодолеть все «лягушки», соберите их в один список. Каждое утро «натощак» «съедайте» по «лягушке», то есть в начале дня первым делом выполните одну из неприятных задач. После этого сразу вознаградите себя небольшим подарком, чем-то радостным, что вы приготовите заранее (пример ниже).

Нестандартные задачи. Новые, нестандартные задачи требуют творческого подхода, специального настроя и глубокой проработки. Выполнять такие дела можно по технике «швейцарский сыр»: приступать к задаче хаотично, как расположены дырки в сыре. Делайте любую часть работы без какой-либо последовательности. Например, вам необходимо подготовить для филиалов инструкцию по кадровым документам в виде презентации. Эту задачу можно выполнять непоследовательно. Начните собирать иллюстрации или шаблоны документов или вначале напишите заключительный слайд с выводами и рекомендациями и т. д.

В один день соберите картинки и иллюстрации, на следующий – шаблоны документов. В третий день напишите заключительный слайд с выводами и рекомендациями и т. д.

Создайте себе настроение выполнить задачу

Измените обстановку вокруг себя, чтобы вам нравилось работать над задачей. Например, включите любимую музыку в наушниках или расставьте на рабочем столе предметы, которые вызывают приятные ассоциации. Если есть возможность, переместитесь с ноутбуком в другое место. Для рутинных дел заводите таймер и работайте как в спортзале: небольшими периодами, но интенсивно.

Если не видите смысла в том, что делаете, постарайтесь найти преимущества для себя. Например, разовьете дополнительные навыки. Соревнуйтесь сами с собой. Если раньше делали отчет полдня, стремитесь подготовить его за пару часов. Дела, которые вам не нравятся или стали обыденными, начните делать по-другому. Например, доработайте годовой отчет для руководителя, добавьте графы, представьте выводы диаграммами и схемами. Ищите для себя новое в скучной работе.

Совет № 5. Найдите дополнительное время и энергию

Признайтесь, что поглощает ваше время, и минимизируйте это. Часто мешают социальные сети, интернет или коллеги, которые отвлекают. Ограничьте время со смартфоном часом в день, выделите специальный период времени для интернета, определите режим рабочих встреч с сотрудниками, удалите приложения социальных сетей из телефона. Так вы выиграете время для долгосрочных целей и саморазвития, усилите концентрацию внимания.

Ищите резервы времени. Слушайте аудиокниги во время прогулок, по дороге на работу, на беговой дорожке в спортзале. Просмотр развлекательных передач чередуйте с видеосеминарами. Встречи с друзьями совмещайте с выставками, музеями и театрами. Во время перерывов от компьютера прочитывайте несколько страниц книги, которая будет полезна для работы.

Управляйте своей энергией. Найдите ресурсные занятия, которые будут восполнять вашу энергию. Важно планировать не только работу, но и отдых, время для себя. Проанализируйте, какие физические, интеллектуальные, эмоциональные занятия восстанавливают и вдохновляют вас. Например, подзарядиться физически можно на тренировке в спортзале, интеллектуально – при чтении интересной бизнес-книги, эмоционально – в общении с семьей и детьми. Составьте список ресурсных занятий и обязательно включайте несколько из них в свое расписание каждый день.

Важные выводы

1. Внедряйте новые техники эффективности, и вы научитесь управлять своим временем.

2. Каждую неделю осваивайте по одной практике. Вы почувствуете результат, когда будете продвигаться небольшими шагами, чтобы получить накопительный эффект.

3. Повторяйте действие не менее трех недель, чтобы закрепить привычку.

Источник журнал "Кадровое дело"