Что предусмотреть в договоре с консультантами, чтобы не переплатить за внедрение программы

Практически любой проект автоматизации, выполняемый сторонними консультантами, не укладывается в отведенный бюджет и вместо обещанных 6 - 7 месяцев растягивается на год. Подобных проблем можно избежать, если предусмотреть в договоре с автоматизаторами ряд важных положений и условий.

Елена Голайденко, руководитель финансово-экономического отдела ООО «ЭСПЕРАНС» (сеть обувных каскетов «ЭКОНИКА», ГК «Новард»)
Антон Левиков, IT-директор ГК «Новард»

Перечислить конкретных исполнителей-консультантов

Состав специалистов, участвующих в проекте автоматизации со стороны консультанта, лучше зафиксировать в договоре или приложении к нему, а также – в уставе проекта. Так у исполнителя не будет возможности вывести из проектной команды самых сильных сотрудников и заменить их на "студентов". Лучше указать не только общее количество человек и их квалификацию, но и конкретные ФИО, роль в проекте и контактную информация. Кроме того, не лишней будет оговорка, что консультант не имеет права менять состав исполнителей без согласования с заказчиком. И еще стоит добавить пункт, в котором указано минимальное количество специалистов, работающих одновременно, или составить график их привлечения.

Правильно сформулировать предмет договора

Пример неверной формулировки – "Оказание услуг по автоматизации". Консультанты могут месяцами «оказывать услуги», но безрезультатно. Предмет договора стоит обозначить так, чтобы из него был предельно понятен итог работ. Лучше "Автоматизация направления", а еще лучше "Внедрение и сдача в эксплуатацию системы автоматизации". Если исполнитель не согласится на подобные формулировки, то вероятнее всего он занизил заявленную стоимость работ, не включил в нее компенсацию рисков, увеличение трудоемкости и сроков проекта. А проще говоря, в погоне за заказом предложил настолько низкую цену, что она не позволят получить ему нужную прибыль. Отбить деньги он как раз планирует за счет увеличения сроков работ. Договор – единственный документ, где прописываются гарантии того, что система автоматизации действительно будет создана. С требованиями к ней нужно определиться заранее, согласовать и оформить приложением к договору.

Обозначить этапы проекта.

Планируйте реализацию проекта по принципу «маленьких побед». Опишите в договоре этапы. Предусмотрите опять же поэтапную приемку всех работ. И лучше, если эти этапы будут выстроены так, чтобы в случае досрочного разрыва контракта (исполнитель не соблюдает обязательства, решили прекратить сотрудничество с ним) получить хотя бы частичный результат. Даже если придется привлекать других автоматизаторов, им будет гораздо удобнее работать с логически законченными модулями, чем пытаться разобраться с несколькими незавершенными участками. Разбить проект на этапы, учитывая возможности и ограничения системы, поможет бизнес-аналитик, обладающий компетенциями по методологии учета и знакомый с внедряемым продуктом. Такого специалиста стоит взять в штат до внедрения.

Описать контрольные процедуры.

В договоре должно быть указано, каким способом, с помощью каких документов и в какие сроки принимаются и закрываются работы. И кстати, будет совсем не лишним приложить шаблоны документов.

Зафиксировать стоимость работ исполнителя.

Постарайтесь в договоре указать общую стоимость работ. Однако стоит учесть, что большинство консультантов согласятся на подобное лишь при условии четко ограничения объема работ. Обычно они предлагают провести предпроектное исследование, чтобы уточнить суть и наполнение проекта. Такой вариант вполне приемлем, если стоимость исследования не превышает 10 процентов от суммы контракта. Допустимо включить в договор возможность увеличения стоимости работ ввиду непредвиденных обстоятельств, но не более чем на 15 процентов.

Определить порядок расчетов с консультантами.

Имеет смысл раскрыть в договоре схему оплаты работ исполнителя по принципу «50–40–10» (либо по всему проекту, либо по каждому крупному этапу). То есть аванс перед началом работ составляет 50 процентов от всей суммы, после успешной приемки в эксплуатацию функционала (подписание акта приемки-передачи) еще 40 процентов, а оставшиеся 10 процентов – после беспроблемного завершения оговоренного испытательного срока (месяц, квартал, полугодие – в зависимости от проекта).

Источник: Журнал «Финансовый директор» №7-8 2011